사용자 가이드
강력한 메일 보안 기능
승인메일 기능 활용하기
* 승인 메일 기능은 Enterprise 플랜 구독자에 한해 활용할 수 있는 기능입니다.
오피스 플러그인 승인 메일이란?
1) 이메일 발송 승인 정책 설정하기
승인 메일 기능 활성화 하기
☑️ 승인 메일 사용 조건 - 첨부파일
1) 보내는 이메일에 대용량 파일이 첨부 된 경우
대용량 파일이 첨부된 이메일에 발송에 대해서만 승인 절차를 밟도록 설정합니다.
2) 일반 혹은 대용량 파일이 첨부된 경우
일반 파일 혹은 대용량 파일이 첨부된 모든 이메일 발송에 대해 승인을 요청하도록 설정합니다.
3) 일반 혹은 대용량 파일이 첨부된 경우와 과거 대용량 첨부 링크가 첨부된 경우
일반 파일 혹은 대용량 파일 혹은 기존에 발송한 대용량 파일 첨부 링크(오피스 플러그인 대용량 파일 첨부를 활용해 발송한 이메일 내 포함된 링크)가 포함된 이메일 발송에 대해 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 없게 설정합니다.
☑️ 승인메일 사용 조건 - 수신자
1) 보내는 이메일에 외부 수신자가 포함된 경우 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 없게 설정할 수 있습니다.
2) 보내는 이메일에 외부 수신자 혹은 외부 관련자가 포함된 경우 별도의 승인 없이는 이메일 발송을 제한할 수 있습니다.
(* 관리자 페이지에서 외부 관련자를 직접 등록할 수 있습니다.)
☑️ 승인권자 참조기능 사용 여부
승인권자 참조 기능 사용에 체크하면 승인권자가 메일 "받는 사람, 참조" 목록에 존재할 경우 승인 절차를 진행하지 않고 메일을 발송합니다.
아래 옵션은 승인권자 참조 기능이 활성화 되어 있어야 사용해야 활용할 수 있는 기능으로 수신자 목록에 내부수신자, 외부 관련자, 외부 수신자가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 활용할 수 있는 기능입니다.
승인권자 누락 알림을 활용하면 참조자 목록에 승인권자를 자동 참조해 메일을 발송할 지 참조 없이 승인 절차를 진행할 지 선택할 수 있습니다.
1) 내부 수신자 - 참조 누락 알림 사용
수신인에 "내부 수신자" 가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 사용합니다.
2) 외부 관련자 - 참조 누락 알림 사용
수신인이 "외부 관련자" 가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 사용합니다.
3) 외부 수신자 - 참조 누락 알림 사용
수신인이 "외부 수신자" 가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 사용합니다.
☑️ 미 결재 건 재알림 시간
오피스 플러그인의 승인메일 기능을 활용하면 사용자가 승인 정책 조건에 해당하는 첨부 파일 혹은 외부 수신자를 포함해 이메일을 발송 할 때 미리 지정한 결재자에게 승인 요청 이메일이 발송됩니다. 미결재 건 재알림 시간은 결재자가 승인 결재 건에 대해 응답이 없을 시 재알림을 보낼 수 있는 시간을 설정할 수 있는 기능으로 30분부터 12시간까지 시간을 설정할 수 있습니다.
2) 이메일 발송 승인 결재자 정보 지정하기
☑️ 결재자: 결재자로 지정하려는 사람을 클릭 후 화면 상단부의 [ > ]를 클릭해 결재자에 추가합니다.
☑️ 기안자: 결재자를 지정했다면 결재자 아래 기안자 정보를 화살표 버튼[ > ]을 클릭해 추가 및 제외해 줍니다.
결재자 및 기안자 정보를 모두 설정했다면 조직도 관리 창 우측 상단에 위치한 결재자 정보 저장을 클릭해 변경 및 업데이트 된 내용을 저장해 줍니다.
3) 이메일 발송 승인 요청 및 결재 현황 확인하기