• 오피스 플러그인은 기업이 설정한 메일 발송 정책에 따라 메일 내 파일이 첨부된 경우 혹은 외부 수신자가 포함되어 있는 경우 승인권자의 승인이 있을때만 메일을 외부로 발송할 수 있게 지원하는 승인 메일 기능을 제공합니다.

• 즉, 외부로 발송되는 이메일에 첨부 파일(일반 혹은 대용량 파일)이 포함되어 있거나 외부 수신자 혹은 외부 관련자가 포함되어 있다면 승인권자의 승인을 받아야만 이메일 발송이 가능하도록 설정할 수 있습니다.
• 이메일에 기업 내부의 주요 자료 (ex: 디자인, 도면, 기술자료, 코드, 영업비밀 등)를 첨부해 외부로 발송하려면 승인이 완료된 이메일만 이메일 발송이 완료됩니다.

  
  

1) 이메일 발송 승인 정책 설정하기

승인 메일 기능 활성화 하기

• 기업 내 보안 정책에 따라 이메일 발송 승인 정책을 생성하고 적용할 수 있습니다. 
• 오피스 플러그인의 관리자 도구 → 승인 메일 → 기본 설정을 차례로 클릭합니다.
• 승인 메일 - 기본 설정 탭을 클릭해 승인 메일 기능 사용 여부를 사용으로 체크합니다.

• 승인 메일 사용 제한 조건에서 어떤 정책으로 승인 메일을 활용할 지 선택한 후 화면 우측 상단의 저장 버튼을 클릭해 변경된 사항을 저장합니다.

☑️ 승인 메일 사용 조건 - 첨부파일

1) 보내는 이메일에 대용량 파일이 첨부 된 경우

대용량 파일이 첨부된 이메일에 발송에 대해서만 승인 절차를 밟도록 설정합니다.

2) 일반 혹은 대용량 파일이 첨부된 경우

일반 파일 혹은 대용량 파일이 첨부된 모든 이메일 발송에 대해 승인을 요청하도록 설정합니다.

3) 일반 혹은 대용량 파일이 첨부된 경우와 과거 대용량 첨부 링크가 첨부된 경우

일반 파일 혹은 대용량 파일 혹은 기존에 발송한 대용량 파일 첨부 링크(오피스 플러그인 대용량 파일 첨부를 활용해 발송한 이메일 내 포함된 링크)가 포함된 이메일 발송에 대해 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 없게 설정합니다.

☑️ 승인메일 사용 조건 - 수신자

1) 보내는 이메일에 외부 수신자가 포함된 경우 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 없게 설정할 수 있습니다.

2) 보내는 이메일에 외부 수신자 혹은 외부 관련자가 포함된 경우 별도의 승인 없이는 이메일 발송을 제한할 수 있습니다.

(* 관리자 페이지에서 외부 관련자를 직접 등록할 수 있습니다.)

☑️ 승인권자 참조기능 사용 여부

승인권자 참조 기능 사용에 체크하면 승인권자가 메일 "받는 사람, 참조" 목록에 존재할 경우 승인 절차를 진행하지 않고 메일을 발송합니다.

아래 옵션은 승인권자 참조 기능이 활성화 되어 있어야 사용해야 활용할 수 있는 기능으로 수신자 목록에 내부수신자, 외부 관련자, 외부 수신자가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 활용할 수 있는 기능입니다.

승인권자 누락 알림을 활용하면 참조자 목록에 승인권자를 자동 참조해 메일을 발송할 지 참조 없이 승인 절차를 진행할 지 선택할 수 있습니다.

1) 내부 수신자 - 참조 누락 알림 사용

수신인에 "내부 수신자" 가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 사용합니다.

2) 외부 관련자 - 참조 누락 알림 사용

수신인이 "외부 관련자" 가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 사용합니다.

3) 외부 수신자 - 참조 누락 알림 사용

수신인이 "외부 수신자" 가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 사용합니다.