사실 마이크로소프트 아웃룩의 이메일 암호화 서비스는 생각만큼 안전하지 않습니다. Outlook이 받는 사람과 보낸사람 모두가 S/MIME 표준을 지원하는 메일 응용 프로그램을 사용해야만 이메일 암호화를 지원하기 때문이죠. 만약 S/MIME 혹은 Office 365 이메일 메시지 암호화를 지원하지 않는 이메일 플랫폼을 활용하는 수신자에게 이메일을 보내게 된다면 내가 보낸 이메일이 제대로 보호되지 않을 수 있습니다.
Gmail, Yahoo 및 iCloud의 클라이언트 및 무료 웹 메일 사용자는 이메일 암호화에 필요한 기능이 없는 경우가 대부분이기 때문에 Outlook에서 제공하는 암호화 자체만으로는 완벽한 이메일 보안을 기대하기는 힘듭니다.
오피스 플러그인의 파일 암호화 기능을 활용하면 보안 위협에 대한 우려 없이 효율적으로 이메일 및 첨부파일을 암호화 할 수 있습니다.
1) 첨부파일 압축 및 암호화 하기
아웃룩에서 새 전자 메일을 클릭합니다.
아웃룩 상단의 메시지 탭 내 오피스 플러그인 메뉴에서 추가기능 아이콘을 클릭합니다.
추가기능 아이콘을 클릭함과 동시에 우측에 추가기능 패널이 나타나게 되고 그 패널 하단 영역에서 파일을 압축 및 암호화 할 수 있습니다.
하단 패널에서 암호화 하고 싶은 파일 혹은 폴더가 있다면 파일 추가 혹은 폴더 추가를 클릭해 파일을 추가해 줍니다.
암호화 하고자 하는 파일의 업로드가 완료 되었다면 가장 우측에 위치한 압축 및 암호화 버튼을 클릭합니다.
버튼을 클릭하면 압축 과 암호화 기능 설정이 가능한 압축설정 팝업창이 나타나게 되고 압축할 파일의 이름과 비밀번호를 입력한 뒤 압축시작 버튼을 클릭합니다.
압축이 완료된 파일은 바로 위에 위치한 첨부파일 패널로 이동하게 되며 이메일 본문 내용을 마저 작성해 이메일 전송을 클릭하면 압축 및 암호화 된 파일을 첨부해 상대방에게 전송할 수 있게 됩니다.
2) 암호화 된 파일 열람하기
이메일 수신자는 오피스 플러그인의 파일 암호화 기능을 활용해 전송된 첨부파일을 아래의 이미지처럼 이메일 내 첨부파일 다운로드 영역에서 바로 다운로드 받을 수 있습니다.
파일 명 클릭과 동시에 다운로드가 진행되며 다운로드가 완료된 파일을 클릭하면 파일 열람을 위해 지정해 두었던 암호를 입력 해야만 파일의 내용을 확인할 수 있습니다.