사용자 가이드

강력한 메일 보안 기능


외부 수신자 확인 알림 사용하기

*외부 수신자 확인 알림 기능은 Enterprise 플랜 구독자에 한해 활용할 수 있는 기능입니다.

오피스 플러그인 외부 수신자 알림 기능이란?

  • 오피스 플러그인의 외부 수신자 알림 기능을 활용하면 등록된 도메인 이외의 이메일로 이메일을 전송할 때 팝업 알림을 받도록 설정할 수 있습니다. 직원들의 실수를 최소화 하기 위해 수신자 확인 알림최대 4번까지 설정해 불 필요한 수신자가 이메일에 포함되지 않았는지 직원들이 한번 더 확인하도록 설정할 수 있습니다. 이 설정은 관리자 도구에서 얼마든지 체크박스 체크 혹은 해제를 통해 활성화 하고 비활성화 할 수 있습니다. 기업에서 설정한 이메일 정책에 따라 커스터마이징 해 활용할 수 있습니다. (ex: 내/외부 분리 알림창만을 활성화 해 활용)

1) 보내기 전 모든 수신자 확인 (트리 형태) 알림

  • 첫 번째로 제공하는 수신자 확인 팝업 창에서는 전체 수신자를 확인할 수 있습니다.
  • 내부 도메인으로 등록된 수신자는 검정색으로 표시되고 그 외의 외부 수신자는 빨간색으로 표시됩니다.
    • ☑️ 내부 수신자: 수신자가 검정색⚫으로 표시
    • ☑️ 외부 수신자: 수신자가 빨간색🔴으로 표시

2) 내부 수신자, 외부 관련자, 외부 수신자 별 확인 알림 

  • 두 번째로 제공하는 수신자 확인 알림 팝업은 내부 수신자와 외부 수신자를 분리하나의 팝업창에서 확인할 수 있도록 지원합니다.

    ☑️ 내부 수신자
    ☑️ 외부 수신자
    ☑️ 첨부 파일

  • 하나의 팝업 창에서 내부 수신자와 외부 수신자를 빠르게 파악할 수 있을 뿐 아니라 첨부파일 리스트까지 함께 파악할 수 있어 잘못된 첨부 파일을 첨부하지 않았는지 한 눈에 체크할 수 있습니다.

3) 보내기 전 외부 수신자만 확인 알림 

  • 다시 한 번 외부 수신자만 별도로 확인할 수 있는 알림창을 한번 더 제공합니다. 외부 수신자만 따로 분리해 볼 수 있어 이메일에 포함되어서는 안되는 외부 수신자가 포함되어 있다면 취소를 클릭해 이메일 수신자를 수정 후 다시 이메일을 보낼 수 있습니다.
  • 외부 수신자인 경우 하나의 과정을 한번 더 추가해 활용할 수 있습니다. 외부 수신자인 경우 수신자 앞 체크박스에 체크를 한 수신자에게만 이메일을 발송할 수 있습니다.

    ☑️ 받는 사람

    ☑️ 참조

    ☑️ 숨은 참조

    이전 알림창에서 외부 수신인 정보를 확인하지 못한 경우 한번 더 제공되는 이 알림창에서 외부 수신자를 확인하고 보낼 수신자만 빠르게 체크해 이메일을 전송할 수 있습니다.

외부 수신자 알림 설정하기

1) 내부 도메인 추가하기

  • 오피스 플러그인 관리자 도구  →  보안 및 실수 방지  →  외부 수신자 확인을 클릭합니다.
  • 내부 도메인 입력 창에서 내부 도메인입력 후 우측 상단에 위치한 저장클릭합니다.
  • 내부 도메인 추가 및 반영이 완료되었다면 이메일 발송 시 외부 수신자(내부 도메인으로 설정한 이메일 도메인을 제외한 모든 도메인)에게 이메일을 전송할 때 외부 수신자 확인 팝업창이 뜨게 되고 내부 수신자는 검정색, 외부 수신자는 빨간색으로 표시되어 나타나게 됩니다.

2) 외부 관련자 도메인 추가하기

  • 오피스 플러그인 관리자 도구  →  보안 및 실수 방지  →  외부 수신자 확인을 클릭합니다.
  • 외부 관련자 도메인 입력 창에서 외부 관련자 도메인입력 후 우측 상단에 위치한 저장클릭합니다.
  • 외부 관련자 도메인 추가 및 반영이 완료되었다면 이메일 발송 시 외부 관련자에게 이메일을 전송할 때 외부 관련 확인 팝업창이 뜨게 되고 지정한 표시색(RGB)으로 나타나게 됩니다.

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